Nghiên cứu tình huống: Ví dụ về Kế toán tiền khi thu chi bằng tiền mặt

Leo là nhà văn tự do. Anh sử dụng kế toán tiền trong công việc kinh doanh của mình. Năm vừa qua, công việc của anh rất phát đạt nhưng hiện anh đang lo lắng về các khoản thuế mà anh phải đóng nếu anh bị xếp vào nhóm đóng thuế vì có mức thu nhập cao. Anh biết có hai cách giảm thu nhập chịu thuế cho năm này: (1) cho khách hàng hoãn việc thanh toán cho đến năm thuế kế tiếp, và (2) tăng chi phí tiền mặt có thề khấu trừ thuế trong năm thuế này. Vì vậy, khi đến tháng 12, Leo quyết định cho hai khách hàng hoãn việc thanh toán đến cuối tháng. Bằng cách này, anh sẽ nhận được tiền vào khoảng giữa tháng Một của năm thuế kế tiếp. Anh cũng nghĩ đến những món hàng anh sẽ mua trong những tháng tới: tem, máy vi tính mới, văn phòng phẩm, tài liệu tham khảo… Anh mua những món hàng này trước ngày 31 tháng 12. Chi phí này được ghi thành tiêu phí tiền mặt trong năm nay – điều này giúp Leo giảm thêm thu nhập chịu thuế của mình.
Kể toán dồn tích ghi chép các nghiệp vụ phát sinh bất kế có thực thu thực chi tiền hay không. Hầu hết các công ty đều sử dụng kế toán dồn tích. Hệ thống này cho phép kết hợp tốt hơn giữa doanh thu và chi phí liên quan. Điều này giúp công ty hiểu nguyên nhân và kết quả thực tế của các hoạt động kinh doanh. Vì vậy, doanh thu được ghi nhận trong suốt thời kỳ diễn ra các hoạt động kinh doanh, và chi phí được ghi nhận trong cùng thời kỳ với doanh thu liên quan.
Hãy xem xét ví dụ, Cống ty Amalgamated có thể ghi 20.000 USD trong mục doanh thu từ các đơn đặt hàng móc áo trong một năm thuế, dù các đơn hàng này chưa được thanh toán cho đến sang năm thuế tiếp theo. Ngoài ra, việc ghi nhận các chi phí vật liệu cần thiết cho những đơn hàng này được thực hiện khi hoạt động đặt hàng hoàn tất.
Một kết quả thú vị nữa của kế toán dồn tích là khả năng giải quyết các chi phí trả trước. Một số công ty thường thuê bất động sản nhiều năm và mua bảo hiểm thanh toán một lần. Những chi phí này được gọi là chi phí trả trưóc. Khi vừa thực hiện xong giao dịch, chi phí này được ghi vào bảng cân đối kế toán thành một khoản chẳng hạn như bảo hiểm trả trước. Phẩn thanh toán của mỗi năm được tính chi phí khi được sử dụng. Ví dụ, nếu Amalgamated mua một hợp đồng bảo hiểm tài sản thời hạn hai năm với chi phí 6.000 USD trong năm 2002, thì 3.000 USD sẽ được tính là chi phí trong báo cáo thu nhập năm 2002 và khoản ứng trước cho năm 2003 sè được ghi là tài sản trả trước trong bảng cân đối kế toán.