Luân chuyển chứng từ Kế toán ngân hàng

1. Khái niệm và ý nghĩa:

Khái niệm: Luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng là trật tự, các giai đoạn mà chứng từ phải trải qua từ khi phát sinh đến khi hoàn thành ghi sổ sách kế toán, được chuyển đi bảo quản lưu trữ.

Ý nghĩa: Chứng từ kế toán ngân hàng từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận nghiệp vụ và nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán. Do đó, kế toán trưởng phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ một cách khoa học để đảm bảo:

+ Các bộ phận nghiệp vụ, bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế – tài chính phản ánh trong chứng từ;
+ Ghi chép hạch toán (hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê, hạch toán kế toán) được kịp thời;
+ Cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý hoạt động kinh doanh Ngân hàng.

2. Nguyên tắc luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng

– Luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng đảm bảo nhanh nhất, giảm bớt những thủ tục chứng từ không cần thiết, không được trùng lặp, không để thất lạc, mất mát chứng từ, đồng thời đảm bảo yêu cầu kiểm soát đối với chứng từ kế toán.

– Đối với chứng từ thu tiền mặt, phải đảm bảo thu tiền đầy đủ trước khi ghi có vào tài khoản khách hàng; Đối với chứng từ chi tiền mặt, phải kiểm soát ghi sổ kế toán đầy đủ trước khi chi tiền cho khách hàng;

– Luân chuyển chứng từ phải đảm bảo nguyên tắc ghi Nợ trước, ghi Có sau, hoặc đồng thời ghi Nợ, ghi Có. Trường hợp ghi Có trước thì phải đảm bảo chắc chắn có thể ghi Nợ.

– Chứng từ luân chuyển giữa các kế toán viên hoặc từ bộ phận này sang bộ phận khác phải được chuyển trong nội bộ đơn vị ngân hàng, không qua tay khách hàng. Chứng từ luân chuyển giữa các đơn vị ngân hàng phải luân chuyển qua bưu điện hoặc thông qua mạng truyền thông. Đối với các chứng từ luân chuyển qua bưu điện, đơn vị ngân hàng phải mở sổ giao nhận chứng từ với cơ quan bưu điện; đối với các chứng từ giao nhận với khách hàng, đơn vị ngân hàng phải mở sổ giao nhận chứng từ với từng khách hàng.

3. Sơ đồ luân chuyển của một số loại chứng từ

a. Chứng từ thu tiền mặt