Định nghĩa kế toán là gì?

Kế toán có thể được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau theo quan điểm của các tác giả khác nhau.

Trước hết, theo Neddles & cs (2003), Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ vào năm 1941 định nghĩa kế toán như sau : kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại và tổng hợp một cách có ý nghĩa và dưới hình thức bằng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các sự kiện mà ít nhiều có liên quan đến tài chính, và giải trình kết quả của việc ghi chép này.

Định nghĩa này của kế toán chú trọng đến nhiệm vụ giữ sổ sách cố hữu của người kế toán. Tuy nhiên đây là quan điểm cổ điển về kế toán, nó không còn phù hợp với thực tiễn kế toán hiện nay nữa. Ngày nay, với quan điểm mới, kế toán không chỉ quan tâm đến việc giữ sổ sách mà đến toàn bộ các hoạt động bao gồm việc hoạch định chương trình và giải quyết vấn đề, đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp và kiểm tra sổ sách. Kế toán ngày nay chú trọng đến nhu cầu bức thiết của những người sử dụng thông tin kế toán dù họ ở bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp. Do vậy, vào năm 1970 Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ cho rằng nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin định lượng, chủ yếu mang tính chất tài chính về các đơn vị kinh tế hạch toán độc lập nhằm giúp ích cho việc làm các quyết định kinh tế.

Chúng ta có thể trích dẫn dưới đây một số định nghĩa về kế toán khác nhau theo quan điểm mới về kế toán. Theo tinh thần của kế toán quốc tế, kế toán được định nghĩa là hệ thống thông tin và kiểm tra dùng để đo lường/phản ánh, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài chính, kết quả kinh doanh và các luồng tiền tạo ra của một đơn vị kinh tế.

Theo quan điểm nêu trong Luật kế toán của Việt Nam, định nghĩa kế toán được trình bày ở điều 4 như sau : Kế toán là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.

Theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước Việt Nam thì kế toán được xem là việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để phản ánh kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn của Nhà nước, cũng như của từng tổ chức, xí nghiệp.

Theo Libby & cs (2003), kế toán là một hệ thống thông tin cho phép thu thập và truyền đạt thông tin mà chủ yếu là những thông tin mang bản chất tài chính thường được số hoá dưới hình thức giá trị về các hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và các tổ chức. Những thông tin này được cung cấp nhằm giúp những người quan tâm trong quá trình ra các quyết định kinh tế mà chủ yếu các quyết định này liên quan đến việc phân bổ nguồn lực.  Với những định nghĩa này, chúng ta có thể đưa ra một số nhận xét sau đây :

Kế toán thực hiện ba công việc cơ bản là đo lường, xử lý/ghi nhận và truyền đạt/cung cấp thông tin định lượng về hiện trạng tài chính, kết quả kinh doanh và luồng tiền tạo ra trong một đơn vị. Trong thực tiễn công tác kế toán ba câu hỏi sau đây thường được đặt ra  :

Thứ nhất, kế toán đo lường cái gì? Để trả lời câu hỏi này chúng ta sẽ tìm hiểu đối tượng của kế toán là gì. Theo các định nghĩa vừa nêu, kế toán đo lường và phản ánh, xử lý các nghiệp vụ/giao dịch kinh tế – tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của  một đơn vị.

Thứ hai, kế toán phản ánh và xử lý các nghiệp vụ khi nào và như thế nào ? Để trả lời được câu hỏi này chúng ta cần nghiên cứu các giả thuyết/định đề, các nguyên tắc, các chuẩn mực, các phương pháp, các công cụ kế toán sử dụng để ghi chép, phản ánh tình trạng và những sự thay đổi tạo ra từ các giao dịch và phân tích những ảnh hưởng của những sự thay đổi này trên tài sản của đơn vị.

Thứ ba, kế toán truyền đạt cung cấp thông tin bằng cách nào ? Chính bằng các báo cáo tài chính. Vì vậy, chúng ta sẽ tìm hiểu về các báo cáo tài chính, cách lập và đọc các thông tin từ báo cáo tài chính thông qua các tỷ số tài chính.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng để có thể trả lời thấu đáo ba câu hỏi cơ bản này của kế toán cần nghiên cứu nhiều môn học về kế toán tiếp theo môn học này như Kế toán tài chính 1, Kế toán tài chính 2, tổ chức kế toán và các môn học khác. Trong phạm vi môn học Nguyên lý kế toán, chúng ta chỉ tập trung trả lời câu hỏi thứ nhất và trả lời một cách khái quát các câu hỏi thứ hai và thứ ba.

Như đã nêu trên, theo Neddles & cs (2003), Kế toán có thể được coi là một hệ thống thông tin. Quan điểm này được trình bày trên Hình 1.1, theo đó kế toán là một hoạt động có tính chất dịch vụ. Nó là gạch nối giữa các hoạt động kinh doanh và những người ra quyết định. Có thể nói các hoạt động kinh doanh chính là đầu vào của hệ thống kế toán, sau đó các hoạt động này được lưu trữ, xử lý thông qua hệ thống kế toán và cuối cùng được truyền đạt cho những người ra quyết định thông tin hữu ích thông qua hệ thống các báo cáo tài chính.

Ở đây cần lưu ý phân biệt giữa các khái niệm kế toán, hệ thống máy tính và hệ thống thông tin quản trị. Việc ghi chép kế toán chỉ là một phần nhỏ, một quá trình, một công đoạn của kế toán, là phương tiện để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và giữ sổ sách. đây là một công việc được lặp đi lặp lại, đơn giản nhưng quan trọng của kế toán. Kế toán lại khác, nó bao gồm việc thiết kế hệ thống thông tin đáp ứng nhu cầu của người sử dụng thông tin kế toán. Mục tiêu chính của kế toán là phân tích, giải trình và sử dụng thông tin.

Trong khi máy tính điện tử là một phương tiện để tập hợp, tổ chức và truyền đạt các khối lượng thông tin lớn với tốc độ nhanh. Nhìn bề ngoài, có vẻ như là máy thực hiện mọi việc, nhưng thực chất thì máy tính chỉ là công cụ, nó chỉ thực hiện những lệnh của người kế toán và thực hiện việc ghi chép kế toán hàng ngày, các việc tính toán phức tạp, giảm nhẹ công việc kế toán đáng kể. Về hệ thống thông tin quản trị trong doanh nghiệp, nó bao gồm các loại thông tin trong nhiều lĩnh vực khác nhau, cả những thông tin tài chính và phi tài chính. Chẳng hạn bộ phận nghiên cứu thị trường quan tâm đến kiểu dáng sản phẩm, cách thức đóng gói sản phẩm của các đối thủ của mình.

Trong doanh nghiệp cần rất nhiều dạng thông tin khác nhau, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một trong những bộ phận quan trọng vì nó giữ vai trò then chốt trong quản lý dữ kiện kinh tế. Nó là trung tâm tài chính của hệ thống thông tin quản trị giúp ban giám đốc cũng như người ngoài doanh nghiệp có một cái nhìn tổng quát về tổ chức của đơn vị. Điểm hạn chế của kế toán là nó chỉ cung cấp được những thông tin định lượng mà thôi. Những gì không định lượng được thì kế toán không phản ánh được.

Thông tin mà kế toán cung cấp là một công cụ giúp ích cho người sử dụng có một trình độ về kế toán nhất định. Có như vậy các thông tin này mới được sử dụng một cách hữu ích cho tiến trình ra quyết định của mình. Theo Neddles & cs (2003), thông thường các bước trong tiến trình ra quyết định bao gồm 5 bước : đặt mục tiêu, xem xét các phương án phối hợp nguồn lực sẵn có, ra quyết định, thực hiện các quyết định và cuối cùng là báo cáo phản hồi. Thông tin kế toán có vị trí đặc biệt quan trọng trong tất cả các bước ra các quyết định về kinh tế và kinh doanh bởi vì nó cung cấp những thông tin định lượng giúp lượng hoá các mục tiêu đặt ra (bước 1), chẳng hạn mục tiêu tung sản phẩm mới ra thị trường, lượng hoá việc phối hợp các nguồn lực sẵn có của tổ chức để tạo thành các phương án khác nhau (bước 2), trên cơ sở đó có thể lựa chọn được phương án tối ưu trong sử dụng các nguồn lực của tổ chức (bước 3). Một khi các quyết định đã được đưa ra, tiếp theo sẽ là việc thực hiện phương án lựa chọn (bước 4) và sau cùng là việc lượng hoá kết quả của việc thực hiện phương án nhằm đối chiếu với mục tiêu đặt ra, lượng hoá mức độ đạt được mục tiêu đến đâu